Scan Sys ImageCapture

De belangrijkste voordelen

ImageCapture integreert volledig met jouw Visma.NET of AccountView omgeving en maakt bij het verwerken van je inkoopfacturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie. Periodieke synchronisatie van stamtabellen is hierdoor niet nodig, je beheert je gegevens volledig in Visma.NET of AccountView!

De voordelen van het automatisch boeken en matchen met ImageCapture op een rij:

• Volledige integratie met Visma.NET en AccountView;
• Automatisch inlezen en verwerken van Pdf-, UBL- en XML-facturen;
• Vergaande OCR-herkenning op factuurkop- en regelniveau;
• Automatisch matchen op kop- en regelniveau op uitstaande ontvangsten in Visma.NET en AccountView;
• Systeemakkoord bij 100% match, geen verdere noodzaak tot fiattering;
• Robotic accounting voor een volautomatische verwerking, per administratie en crediteur instelbaar;
• Factuurfiattering via Visma Approval of de ImageCapture Workflow vanaf desktop of mobile device;
• Geen limiet op aantal administraties of documenten;
• Geen variabele kosten per factuur;
• Geïntegreerde oplossing voor geautomatiseerde declaratieverwerking;
• Diverse koppelingen met andere ERP- of branche applicaties beschikbaar;
• Hosting op het ImageCapture Online platform.

Het verwerkingsproces in ImageCapture

Inkoopfacturen die digitaal of per post binnenkomen worden ingelezen, herkend en gekoppeld aan de juiste crediteur in jouw administratie. De herkenning gaat zelfs zo ver, dat facturen tot op regelniveau gematcht en geboekt kunnen worden op uitstaande ontvangsten in Visma.NET of AccountView. Verschillen worden hierdoor direct aangemerkt of kunnen geboekt worden in de kosten.

Op basis van de gegevens in jouw Visma-administratie wordt een automatisch matching- of boekingsvoorstel gegenereerd. Na akkoordbevinding wordt de registratie of boeking aangemaakt in Visma.net of AccountView. Het verwerkte document wordt digitaal gearchiveerd en is opvraagbaar vanuit de boeking in Visma. Facturen en handmatige boekingsfouten behoren hierdoor voorgoed tot het verleden!

Naast een volledige integratie met Visma Approval voor de goedkeuring van je inkoopfacturen, kan de fiattering naar wens ook via de ImageCapture Workflow verlopen, waarbij de facturen ook worden opgeslagen in een digitaal archief in ImageCapture.

Bij fiattering in de webclient van ImageCapture:
Een geautomatiseerd bericht attendeert de medewerkers erop dat er facturen klaarstaan om goed te keuren in de ImageCapture webclient. Wanneer je gebruik maakt van ImageCapture Web voor de goedkeuring van je inkoopfacturen worden de registraties direct aangemaakt in Visma.NET of AccountView maar dan wel geblokkeerd voor betaling. Pas nadat de factuur is goedgekeurd door de medewerker(s) wordt deze gedeblokkeerd en vrijgegeven voor betaling. Zo houdt je wel altijd een actueel overzicht in de kosten maar loop je niet het risico dat facturen ongezien betaald worden.